تمتلك
العديد من الشركات الكبرى أسطولاً من السيارات والمعدات التي
تشكل أهمية بالغة فى إنجاز مختلف أعمالها، مثل شركة الإتصالات
وشركة الكهرباء وشركات المقاولات الكبرى والدوائر الحكومية وغيرها.
وبزيادة عدد هذه المعدات في الشركة تبرز مشكلة إدارتها بالشكل
الصحيح بما يحقق الهدف من وجودها، حيث أن سوء إدارة هذا الأسطول
قد يحمل الجهة مصروفات كبيرة لا يمكن الحد منها.
إن مصروفات استهلاك الوقود وقطع الغيار والصيانة وما يتعلق بها
تعتبر كبيرة ومكلفة ما لم يتم التحكم بها وضبطها.
كذلك فإن الحفاظ على مستوى جودة المعدات فى الشركة مطلب أساسي
لتكون جاهزة فى الخدمة دائماً ولفترة طويلة.
إن حسن إدارة هذه الممتلكات المهمة يساعد إلى حد كبير متخذي
القرار في الشركة على التخطيط السليم واتخاذ القرارات الصائبة
في الوقت المناسب.
ومن هذا المنطلق فإ مركز الحاسبات والنظم المتقدمة يفخر بإنجازه
لنظام إدارة أسطول السيارات والمعدات للشركات الكبرى بالحاسب
الآلي والذي تم تطبيقه بنجاح ولله الحمد في اتصالات منطقة القصيم
وفروعها، حيث تم تطوير هذا النظام على مدى عام كامل من العمل
المتواصل والمتابعة المستمرة حتى أصبح بشكله الحالي أحد أبرز
الأنظمة في هذا المجال.
لقد
بنى هذا النظام باستخدام لغة Power Builder
والتي تعتبر من أقوى لغات البرمجة في العالم بالإضافة إلى
عمل النظام على قواعد البيانات الشهيرة مثل Oracle
أو Sybase.
كما أن
هذا النظام يعمل تحت أنظمة تشغيل الشبكات العالمية مثل Windows
2000 و Novell.
بالإضافة
إلى ذلك كله فإن النظام قادر على ربط فروع الشركة بالمركز
الرئيسى وإدارتها كما لو كانت في نفس الموقع.
استعراض لمحتويات
ومزايا النظام وعرض لبعض من أشكال الشاشات المستخدمة والتقارير
المستخرجة:
صمم هذا
النظام لخدمة أقسام صيانة ومتابعة السيارات بالشركات الكبرى.
يعمل هذا
النظام في بيئة النوافذ العربية وعلى أحدث الإصدارات ويستخدم
أقوى قواعد البيانات.
صمم هذا
النظام للعمل على الشبكات.
صمم هذا
النظام للتعامل مع عدة مواقع إصلاح للسيارات وإدارات وأقسام
ومحافظات تابعة للشركة.
يقوم النظام
باستخراج تقارير تفصيلية وإحصائيات وملخصات عن جميع البيانات
التي تم تسجيلها تخص بالكامل أو إدارة أو قسم أو محافظة أو
موقع إصلاح تابع للشركة أو المؤسسة.
يقوم النظام
باستخراج رسومات بيانية تشتمل على إحصائيات لجميع البيانات
المدخلة لتوضيح الرؤية للجهات الإدارية بالشركة عن مجريات
العمل بقسم السيارات.
جميع التقارير
والرسومات المستخرجة تتم معاينتها على الشاشة أو طابعتها.
يحتوى
النظام على خاصية تعدد المستخدمين مع تحديد كلمة سر وصلاحيات
استخدام لكل مستخدم وذلك لتأمين العمل.
أولا
بيانات الإدخال:
من
خلال النظام تتم عمليات تسجيل البيانات التالية:-
تسجيل
البيانات الأساسية للسيارات أو المعدات المستخدمة على مستوى
الشركة.
تسجيل
بيانات سجلات الوقود المستهلك بأنوعه والزيوت للسيارات والمعدات
طبقاً لموقع التعبئة للوقود.
تسجيل
أوامر الإصلاح للسيارات والمعدات وتشتمل على قطع الغيار المستهلكة
وبيانات الفني القائم بالإصلاح.
تسجيل
مصروفات السيارات الخارجية (غسيل - تشحيم - تنجيد - وزن أذرعه
.....).
تسجيل
بيانات الحوادث للسيارات ومتابعة عمليات الإصلاح مع شركة التأمين
وتكلفة الإصلاح وحالة السيارة.
تسجيل
عمليات صرف وإعادة السيارات الاحتياطية من وإلى إدارة قسم
السيارات.
تسجيل
عمليات متابعة إيقاف السيارات بالمواقف المخصصة لها وحصر السيارات
المتغيبة.
تسجيل
بيانات الجدوال الأساسية المتغيرة والرموز المستخدمة داخل
النظام لخدمة عمليات التسجيل والبحث والتقارير وهي:
بيانات
الإدارات
بيانات
مواقع الإصلاح
بيانات
الموظفين
بيانات
قطع الغيار المتداولة
مسميات
الإصلاحات المستخدمة بأمر العمل
أنواع
المصروفات الخارجية
رموز أنواع
السيارات
أنواع
الموديلات
أنواع
الاستخدام للسيارات
رموز فئات
السيارات
بيانات
الأقسام
بيانات
المحافظات
بيانات
رخص القيادة
أنواع
الأعطال الدارجة للسيارات
أنواع
الوقود المستهلك
أنواع
عمليات الصيانة التي تتم للسيارات
رموز الصناعة
للسيارات
بيانات
الفنيين بمواقع الإصلاح
مسميات
الوظائف للموظفين
ثانياً
التقاريـــر:
يوجد
نوعان من التقارير داخل النظام:
1)
تقارير تفصيلية عن جميع البيانات التي تم تسجيلها مصممة طبقاً
لمتطلبات إدارة قسم السيارات.
2) تقارير تلخيصية مدعمة بالرسومات البيانية التي تفيد في تقييم
الموقف العام للعمل داخل قسم السيارات.
وفيما
يلي بيان بالتقارير والإحصائيات والرسومات البيانية التي يتم الحصول
عليها ونماذج مطبوعة منها:
*
السيارات:
الملف
الرئيسي للسيارات عام
الملف
الرئيسي للسيارات طبقاً للإدارات
الملف
الرئيسي للسيارات طبقاً للأقسام
مواعيد
تجديد الاستمارات
مواعيد
تجديد رخص القيادة
تقرير
عن السيارات المباعة
السيارات
المعدة للتكهين
السيارات
المخرجة من الخدمة
السيارات
المؤمن عليها
*
الصيانة والتكلفة
تقرير
مواعيد الصيانة الدورية عام
تقرير
مواعيد الصيانة الدورية طبقاً للإدارات
تقرير
مواعيد الصيانة الدورية طبقاً للأقسام
تقرير
مواعيد الصيانة الدورية طبقاً للمحافظات
تقرير
الصيانة الدورية المنجزة
تقرير
عن مواعيد الفحص الدوري
تقرير
عن مواعيد الفحص الدوري طبقاً للمحافظات
تقرير
عن الفحص الدوري المنجز
سجلات
أوامر العمل لأحد السيارات
*
الوقود والزيوت
استهلاك
وقود السيارات
استهلاك
وقود المواقع
استهلاك
الوقود للمحافظات
سجلات
الوقود لأحد السيارات
*
متابعة السيارات
متابعة
إيقاف السيارات
*
الحوادث
تقرير
عن حوادث السيارات
التقرير
الشهري عن الحوادث
تقرير
عن حوادث أحد السيارات
*
صرف السيارات
صرف وإعادة
السيارات الاحتياطية
إجمالي
السيارات التي تم صرفها
تقارير
إحصائية ورسم بياني:
*
السيارات
آخر الخدمات
لأحد السيارات
رسم بياني
لعدد سيارات المواقع
رسم بياني
لعدد سيارات المحافظات
رسم بياني
لعدد العاملين طبقاً للمواقع
*
المصروفات
رسم بياني
لإجمالي مصروفات المواقع
تقرير
إجمالي مصروفات المحافظات
تحليل
مصروفات الخدمات الخارجية
رسم بياني
لإجمالي مصروفات المحافظات
*
الوقود والزيوت
مقارنة
استهلاك الوقود للسيارات
رسم بياني
لاستهلاك الوقود للمواقع
رسم بياني
لاستهلاك الوقود للمحافظات
*
الصيانة والتكلفة
رسم بياني
لمعدل عمليات الصيانة
رسم بياني
يوضح كفاءة الميكانيكي
*
الحوادث
رسم بياني
للحوادث طبقاً للمواقع
رسم بياني
للحوادث طبقاً للأقسام
رسم بياني
للحوادث طبقاً للإدارات
رسم بياني
للحوادث طبقاً للمحافظات
*
متابعة السيارات
رسم بياني
يوضح غياب سيارات الإدارات
رسم بياني
يوضح غياب سيارات الأقسام
مزايا
الأداء للتقارير داخل النظام:
يمكن التحكم
من وضع أى شروط للبحث عن حقول البيانات المطلوبة بالتقرير.
يمكن التحكم
فى ترتيب البيانات داخل التقرير بنقرة واحدة على الحقل المطلوب
الترتيب بناءاً عليه.
تتم عملية
معاينة جميع التقارير على الشاشة قبل طباعتها.
يمكن التحكم
في تغيير العناوين وكذلك بيانات محرر التقرير ومدير القسم.
وفيما
يلي صور لبعض الشاشات المستخدمة داخل النظام:
نافذة الملف الرئيسي
نافذة أوامر العمل
نافذة حوادث السيارات
نافذة صرف وإعادة السيارات
نافذة متابعة إيقاف السيارات
نافذة جداول البيانات
نافذة اختيار وعرض التقارير
نافذة معاينة التقارير قبل الطباعة
وفيما
يلي بيان بالتقارير والإحصائيات والرسومات التي يتم الحصول عليها
ونماذج مطبوعة منها: