|
نظام
كليات 3
|
|
|
|
|
نظام إدارة
شئون الطالبات وشئون الامتحانات لكليات البنات
|
|
انطلاقا
من الخبرة الواسعة التي اكتسبتها شركة الحاسبات والنظم المتقدمة
في تصميم أنظمة الحاسب الآلي فقد قامت الشركة بتطوير نظام كليات
البنات والذي يعتبر نقلة فنية ونوعية في تنظيم وإدارة الكليات
بمختلف أشكالها ويعتبر هذا النظام نظاماً متكاملاً لإدارة شئون
الطالبات والامتحانات تبعا للقواعد الخاصة بوزارة التربية والتعليم
وذلك عن طريق مجموعة كبيرة من الإجراءات التي تتم بصورة آلية
مع استخراج كافة التقارير والنماذج والملصقات المستخدمة من قبل
إدارة الكلية بدقة وسرعة عالية مما يوفر الجهد والوقت المبذول
لاستخراجها بصورة يدوية .
وتمت عملية تطبيق هذا النظام وتجربته بنجاح في عدد كبير من الكليات
بالمملكة وقد حاز على إعجاب وتقديرالجميع وموضح ذلك في شهادات
التقدير المرفقة في نهاية هذا الدليل.
صمم النظام للعمل على الشبكات متعددة المستخدمين مع وجود مستوى
من الصلاحية لكل موظفة حسب كل بند من بنود النظام وتبعا لطبيعة
عمل الموظفة ، ولكل موظفة اسم مسجل لها وكلمة سر خاصة بها تستطيع
تغييرها في أي وقت.
يتم تحديد مستوى من الصلاحية لكل عضو من أعضاء لجان الكنترول
في نظام شئون الامتحانات بحيث يستطيع العضو صاحب الصلاحية التعامل
والإطلاع على ما هو محدد له فقط حسب الفصل الدراسي والدور والقسم
والفرقة ولا يرى مادون ذلك ، ويمنع من ليس لديه الصلاحية بالتعامل
مع أي بند من بنود النظام .
وضعت رقابة آلية على أعضاء الكنترول بحيث يتم تسجيل آلي لكل
عملية يقوم بها العضو من تحرير أو تعديل لأي درجة من درجات المواد
للطالبات ، ويتم عرض ذلك في صورة تقرير .
تتمتع المشرفه على النظام بجميع الصلاحيات بما فيها إضافة بيانات
موظفة جديدة ، وتحديد الصلاحيات للموظفات وأعضاء الكنترول ،
وتستطيع عمل ذلك من أي جهاز فرعي على الشبكة بمجرد الاتصال بالنظام
باسم المشرفه مع إدخال كلمة السر الخاصة بها.
تم بناء النظام باستخدام قاعدة البيانات أوراكل ( Oracle
) حيث أنها تتميز بإمكانية تخزين كم هائل من البيانات مع سهولة
وسرعة التعامل معها ، ويتم تأمين هذه البيانات عن طريق عمل نسخ
احتياطية آلية.
ملاحظة
:
هذا التوضيح يحتوي على تعريف مختصر وسريع
لأهم مميزات النظام ، ولمعرفة التفاصيل يوجد دليـل استخدام للنظـام
يحتوي جميع التفاصيل لشاشات إدخال البيانات وجميع التقارير والنماذج
المستخدمة في النظام ،
تمت تغذية النظام بمجموعة من البيانات وأسماء طالبات ( غير حقيقية
) تمثل قسم الدراسات الإسلامية ، الفرقة الرابعة ، وذلك لطباعة
مجموعة من النماذج والتقارير المستخدمة داخل النظام.
|
وفيما يلي توضيح مختصر
لآلية العمل على النظام:
أولا : شئون الطالبات |
|
**
مع بداية العام الدراسي يتم تسجيل أسابيع الدراسة للفصل الدراسي
الأول والفصل الدراسي الثاني مع تحديد تاريخ بداية ونهاية كل
أسبوع.
** مع بداية العمل على النظام يتم تسجيل مسميات الأقسام بالكلية
وتسجيل المواد الدراسية لكل قسم وتحديد عدد الساعات الأسبوعية
لكل مادة.
** يتم تسجل بيانات الطالبات بحيث يكون لكل طالبة ملف يأخذ رقم
مسلسل لا يتغير طوال فترة الدراسة بالكلية وفي الملف تسجل بيانات
الطالبة الأساسية ( الاسم - الجنسية - رقم الهاتف - تاريخ الميلاد
- مكان الميلاد - مقر السكن .........) وكذلك بيانات الطالبة
الدراسية ( القسم - الفرقة - الشعبة - التخصص - الحالة الوظيفية
- تاريخ الدخول للدراسة ...... ) وأيضا يتم تسجيل بيانات إضافية
حسب حالة الطالبة أثناء فتح الملف كالتالي :
|
- الطالبة
المستجدة ( تاريخ الدخول للدراسة - السنة التي لحقت بها
........ )
- الطالبة
الباقية للإعادة ( عام الرسوب - الفصل الدراسي - .........
)
- الطالبة
المحولة من كلية أخرى ( الكلية المحولة منها - القسم المحولة
منه - القسم المحولة إليه - الفصل الدراسي - تاريخ التحويل
- ......... )
- الطالبة
المتقدمة من الخارج ( تاريخ القيد بالفرقة - سنوات التأجيل
- السنة الممنوحة - .......)
- الطالبة
المعاد قيدها بعد الانسحاب (تاريخ الانسحاب - تاريخ إعادة
القيد - الفصل الدراسي ....... )
|
|
**عند
قيام الطالبة بالتحويل إلى كلية أخرى أو التأجيل أو الانقطاع
عن الدراسة أو الانسحاب من الكلية أو التحويل من قسم لأخر و
كذلك حالة طي القيد للطالبة فإنه يتم تسجيل إجراء بكل حالة عن
طريق نافذة مخصصة لكل إجراء ، فيها يتم استدعاء بيانات الطالبة
بمجرد إدخال رقم الملف ثم تتم عملية تسجيل باقي البيانات حسب
حالة الطالبة كالتالي :-
|
- التحويل
عن الكلية ( الكلية المحولة إليها - القسم المحولة إليه
- تاريخ التحويل ...... )
- الانسحاب
من الكلية ( بيانات مستلم الملف - محتويات الملف - الفصل
الدراسي ........ )
- التأجيل
للدراسة ( عام التأجيل - الفصل الدراسي - سنوات التأجيل
السابقة ...... )
- الانقطاع
عن الدراسة ( تاريخ الانقطاع - تاريخ آخر مكافأة - سنوات
التأجيل ......... )
- التحويل
من قسم لآخر ( القسم المحولة منه - الفرقة المحولة منها
- تاريخ التحويل ......... )
|
|
**
يمكن البحث عن ملف الطالبة بأي حقل من حقول البيانات داخل النافذة
حسب حالة الطالبة ويمكن كتابة بعض حروف من الاسم لإجراء البحث
وعند ظهور أكثر من ملف كناتج للبحث فإنه يمكن عرض هذه الملفات
على شكل قائمة للاختيار منها ، ولسرعة البحث عن ملف الطالبة
في أي مكان يمكن استخدام نافذة البحث عن ملف الطالبة.
** يقوم النظام بإخراج تقارير عن جميع ملفات الطالبات حسب حالة
الطالبة ويتم إظهار هذه التقارير على الشاشة وطباعتها على الطابعة
مع إمكانية البحث في التقارير بأي حقل من حقول البيانات.
** يوجد إجراء لتسجيل تاريخ المباشرة للطالبات في بداية العام
الدراسي ، وإجراء لتسجيل الطالبات المتوجب إضافتهن للمسيرات
وآخر للطالبات المتوجب حذفهن من المسيرات مع استخراج تقارير
عن كل حالة ، ويمكن معاينة التقارير على الشاشة قبل طباعتها.
** يقوم النظام بعرض وطباعة كشف تسجيل الحضور اليومي للطالبات
وكذلك كشف تسجيل حضور الطالبات للمحاضرات حسب القسم والفرقة
والفصل الدراسي.
** يوجد إجراء يتم من خلاله تسجيل الحضور للمحاضرات من واقع
كشف حضور الطالبات للمحاضرات ويتم ذلك أسبوعيا وبطريقة سهلة
وسريعة حيث تقـوم الموظفة باختيـار الفصل الدراسي والقسم والفرقة
والأسبوع الدراسي والمادة فيقوم النظام بعرض جميع أسماء الطالبات
حسب الاختيار الذي تم تحديده ، بعد ذلك تختـار الموظفة تاريخ
اليوم من القائمة المنسدلة والتي تظهر فيها أيام الأسبوع المحدد
وهذه الأيام يتم حسابها آليا تبعـا للإعدادات التي تم وضعها
لأسابيع الدراسـة في بداية العـام ، وعـند اختيار تاريخ اليـوم
يقوم النظام بوضع علامة صح لجميع الطالبات تمثل الحضور ، فتقوم
الموظفة برفع هذه العلامة للطالبة الغائبة فقط.
** من خلال تسجيل حضور الطالبات للمحاضرات تستطيع إدارة الكلية
الحصول على العديد من التقارير الخاصة بالغياب عن المحاضرات
كالتالي:
|
- بيان
بالطالبات المنذرات أسبوعيا يوضح عدد محاضرات الغياب لكل
مادة (خاص بإعلام الطالبات ).
- بيان
تفصيلي بالطالبات المنذرات يوضح عدد محاضرات المادة وعدد
محاضرات الغياب ونسبة الغياب
للطالبة في المادة ( خاص بالإدارة للمراجعة ).
- حصر
غياب الطالبات عن المحاضرات ( خاص بشئون الطالبات للمراجعة
).
|
|
**
يوجد إجراء لتسجيل أعذار الغياب للطالبات عن المحاضرات وفيـه
يتم إدخال رقـم ملف الطالبة فتظهر بياناتها آليا ثم يتم تسجيل
تاريخ بداية ونهاية العذر والفصل الدراسي ومصدر العذر ويقـوم
النظام بإصـدار تقرير عن أعذار الطالبات المتغيبات عن المحاضرات
، ويتم الاستفـادة من تسجيل الأعذار في أن النظام يقوم بحسـاب
عدد محاضـرات الغياب بعـذر في المادة للطالبة آليا وهكذا يقوم
النظام بحساب الحرمـان للطالبات وإخـراج ذلك في شكل تقارير كالتالي:
|
- بيان
تفصيلي لجميع الطالبات المحرومات وفيه يتم إظهار اسم الطالبة
ومادة الحرمان مع نسبـة الغياب قبل حسم المحاضرات بعذر وكذلك
نسبة الغياب بعد حسم المحاضرات بعذر ويمكن تحديد مـادة معينة
للتقرير أو مجموعـة مواد العملي أو مجموعـة مواد النظري
وأيضـا يمكن طباعة تقـرير عن مواد الحرمان لأحد الطالبات.
|
|
**
تتم عملية تسجيل مواد الرسوب للطالبات الباقيات للإعادة وكذلك
مواد المحمول والمواد المعادلة للطالبات المحولات من قسم لآخر
من خلال إجراء تسجيل المواد ويتم ذلك في نافذة مرتبطة مع ملف
الطالبة أوفي نافذة خاصة بتسجيل وعرض المواد لجميع الطالبات
وتتم هذه العملية فقط في أول عام يتم تشغيل النظام بالكلية ،
أما الأعوام التالية فإن عملية تسجيل مواد الرسوب ومواد المحمول
تتم آليا من خلال إجراء تطبيق النتيجة بناءاً على نتائج الطالبات
في الاختبارات.
|
| ثانياً
شئون الامتحانات: |
|
**
قبل بداية الاختبارات للفصل الدراسي الأول يجب أن تقوم الموظفة
المختصة في شئون الطالبات بتسجيل مواد الحرمان لجميع الطالبات
من واقع بيان الحرمان الصادر من النظام ، وذلك بعد اعتماده بقرار
إداري من إدارة الكلية ، ويتم ذلك من خلال نافذة تسجيل مواد
الحرمان للطالبات.
** عند بداية الاختبارات تقوم الموظفة المختصة بتسجيل غياب الطالبات
عن الاختبارات يوميا ، وأيضا يتم تسجيل الأعذار المقبولة لغياب
الطالبات عن الاختبارات بمجرد وصول العذر ، ثم يتم تشغيل إجراء
تسجيل آلي لمواد التخلف للطالبات المتغيبات بعذر مقبول ، فيقوم
النظـام بتحويل غياب الطالبة في المـادة إلى غيـاب بعذر ( مادة
تخلف ).
** مع بداية الاختبارات تقوم المشرفة على نظام شئون الامتحانات
بتشغيل إجراء إعادة إنشاء رقم الجلوس فيقوم النظام بإنشاء رقم
مسلسل حسب القسم والفرقة واسم الطالبة ، يمثل رقم جلوس الطالبة
في اللجنة ثم يتم بعد ذلك طباعة ملصقات تحتوي على رقم الجلوس
واسم الطلبة والقسم والفرقة والحالة الدراسية للطالبة.
** بعد إنشاء رقم الجلوس للطالبة تتم عملية طباعة كشف تفريغ
الدرجات حسب القسم والفرقة والدور ويستخدم هذا الكشف داخل لجنة
الكنترول في عملية تفريغ درجة أعمال السنة من كشف تسجيل درجات
أعمال السنة ثم رصد درجة العملي والتحريري للمادة من ورقة الاختبار.
** من واقع كشف تفريغ الدرجات تبدأ عملية تسجيل هذه الدرجات
إلى النظام من خلال نافذة تسجيل الدرجات.
|
| **
آلية تسجيل درجات المواد [ نموذج رقم 1]: |
|
-
عند اختيار الفصل الدراسي يتم تحديد الفرق والأدوار والأقسام
المتاحة للعضو المتصل بالنظام ، وإذا كان المتاح للعضو حسب ما
هو محـدد من صلاحيات ، فرقة واحـدة أو دور واحد أو قسم واحد
يقوم النظام باختياره وإظهاره آليا ثم يقوم النظام بتحديد المواد
الخاصـة بالفصـل الدراسي والقسم والفرقة حسب الاختيار الذي تم
تحديده ، وعنـد اختيار العضو للمادة يقوم النظام بإظهار الطالبات
حسب الدور المحدد ففي الدور الأول تظهر أسمـاء جميع الطالبات
أما دور التخلف أو دور المـواد المحمولة تظهر الطالبات المسجل
لهن تخلف أو محمول في المادة التي تم اختيارها فقط.
- في [ الدور الأول ] تظهر جميع الطالبات ويتم تحديد حالة الطالبة
في المادة آليا كالتالي :-
1- الطالبة مستجدة في المادة ( لم يسبق لها دخول
الاختبار في المادة ) تظهر باللون الأبيض وتتاح عملية تسجيل
درجات أعمال السنة ودرجة العملي والتحريري ويتم حساب المجموع
والتقدير آليا.
2- الطالبة باقية للإعادة في المادة ( سبق لها الاختبار
في المادة ) وتوجد حالتين :-
|
- باقية
للإعادة وراسبة في المادة وتأخذ نفس الأداء كالسابق مع ملاحظة
أن المجموع بعد الرفع لا يتعدى 60% وكذلك التقدير لا يتعدى
مقبول ( ل ) ويتم ذلك آلياً.
- باقية
للإعادة وناجحة في المادة وتظهر باللون الأخضر ويتم إتاحة
تسجيل درجات أعمال السنة والعملي والتحريري وأيضا المجموع
بعد الرفع ( مجموع2 ) وذلك إذا كانت هذه الطالبـة قـد استفادت
من الرفع في العام السابق (مع ملاحظة أن هذه البيانات تسجل
في العام الأول لتشغيل النظام فقط أما الأعوام التالية فتأتي
آلياً ).
|
| 3-
الطالبة محولة من قسم لأخر وتوجد ثلاث حالات :- |
- لم
تدخل الاختبار في المادة وتأخذ نفس الأداء للطالبة المستجدة
في المادة.
- دخلت
الاختبار ورسبت ( مادة معادلة ) وتأخذ نفس الأداء للطالبة
الباقية للإعادة وراسبة في المادة.
- دخلت
الاختبار ونجحت ( مادة معادلة ) وتأخذ نفس الأداء للطالبة
الباقية للإعادة وناجحة في المادة.
|
|
4-
الطالبة المحرومة أو الغائبة بعذر مقبول أو الغائبة بدون عذر
تظهر باللون الرمادي ولا يتم السماح بتسجيل أي
درجات لها ويظهر في حقل التقدير إما ( م.حـ) أو (غـ.ب) أو (غـ)
حسب الحالـة.
5- الطالبة المنسحبة أو المنقطعة أو المحولة إلى كلية
أخرى أو المؤجلة أو من طوي قيدها تظهر باللون الرمادي
ولا يتم السماح بتسجيل درجات لها ويظهر في حقل التقدير ( - )
، ويمكن تسجيل درجات بعض المواد
للطالبة والناجحة فيها سابقا.
6- أثناء تسجيل درجات إحدى مواد النجاح للطالبة
من العام السابق والتي تظهر باللون الأخضر، فإنه إذا كان المجموع
قبل الرفع أكبر من أو يساوي 57 و أقل من 60 فان ينتقل المؤشر
إلى حقل المجمـوع بعد الرفع (مجموع2)
ليتم تسجيل الدرجة بعد الرفع للطالبة إن وجدت وإذا تم التسجيل
سنلاحظ تغـير لون الخلفية لحقل
المجموع قبل الرفع (مجموع1) إلى اللون الأحمر في جميع كشوف النتائج
الرقمية.
7- الطالبة المتقدمة من الخارج لا يسجل لها درجة
لأعمال السنة ويسمح بالتسجيل لدرجة التحريري مع العملي من
100 درجة.
8- بمجرد تسجيل الدرجات للطالبات ثم حفظ البيانات،
سيتم منع التعديل في الدرجـات التي تم تسجيـلها ولإعادة
التعديل في الدرجـات ، يجب أن يكون العضو يمتلك صلاحية التعديل
، وبمجرد التعديل ثم الحفظ يقوم
النظام بتسجيل ورصد العملية آليا ، فيتم رصد الدرجة قبل التعديل
وبعد التعديـل وتعرض جميع التغييرات
في الدرجات في صورة تقرير يوضح من قام بالتعديل والتاريخ والوقت
لعملية التعديل مع اسم الجهاز
الذي تمت عليه العملية.
9- بعد الانتهاء من تسجيل جميع درجات المواد للفرقة
يتم تشغيل إجـراء الرفع الآلي فيقوم النظام بتطبيق قواعد
الرفع آلياً على درجات الطالبات ، ولتسهيل عملية المراجعة على
الأعضاء تم تغيير لون الخلفية لدرجة
المادة التي تم رفعها آلياً إلى اللون (الأزرق) ولون الخلفية
للدرجة التي تم رفعها يدويا إلى اللون
( الأخضر)، وفي نافذة
إدخال البيانات تظهر الدرجة المرفوعة باللون ( الأحمر).
** بمجرد الانتهاء من تسجيل درجات المواد للفرقة من خلال نافذة
تسجيل درجات المواد [ نموذج رقم 1] ومراجعتها وتطبيق الرفع الآلي
، يمكن استخراج وطباعة جميع كشوف النتائج الرقمية والنتائج التقديرية
ونتائج البكالوريوس ومحاضر طي القيد بالإضافة إلى وثيقة التخرج
للطالبات الخريجات وشهـادة حسن السيرة والسلوك وإحصائيات النتائج
، كل ذلك يتم آليا بدون تسجيل أي بيانات إضافية ، وموضـح بعض
المطبوعات من هذه النماذج في هذا الدليل.
** أثناء عرض النماذج على الشاشة يمكن الكتابة داخل حقل الملاحظات
مباشرة وطباعتها.
** بعد مراجعة النتيجة وقبل إعلانها للطالبات ، تقوم المشرفة
على نظـام شئون الامتحانـات بتشغيل إجـراء اعتماد النتيجة وإيقاف
عمليات التعديل ، ويمكن تشغيل هذا الإجراء لأحد الأقسام أو إحدى
الفرق ، وبعد تنفيذ هذا الإجراء يقوم النظام بإيقاف عمليات التعديل
أو التغيير في النتيجة نهائيـا حتى على العضـو الذي يمتلك صلاحية
التعديل.
** بعد إعلان النتيجة للدور الأول في الفصل الدراسي ( الأول
أو الثاني ) تقوم المشـرفة على نظـام شئون الامتحانات بتشغيل
إجراء نقل البيانات للأرشيف حتى يتسنى الاحتفاظ بالنتيجة والرجوع
إليها في أي وقت للإطلاع على بيانات أي طالبة.
** في نهاية العام الدراسي وبعـد تشغيل إجراء نقل البيانات للأرشيف
للفصل الدراسي الثاني يتم تشغيل إجراء تطبيق النتيجة وتغيير
حالات الطـالبات وبمجـرد تشغيل هذا الإجراء يقـوم النظـام بتغيير
الفرقة للطالبة الناجحة وتسجيل مـواد الرسوب ومـواد المحمول
وتغيير حالـة الطالبة تبعا للنتيجة آلياً ، ويتم تشغيل هذا الإجراء
أيضاً عند ظهور نتيجة دور التخلف ودور المحمول لتعديل حالات
الطالبات تبعاً للنتيجة
|
| |
|
| |
|
| انقر
هنا لتشاهد صور لبعض شاشات النظام |
|
| |
|
| لطلب معلومات إضافية اضغط
هنا |
|
| |
|
| |
|
